最大4画面 同時展開もあり時間管理と業務効率最大化のコツとは?

2013 12
内田税理士事務所  税理士
内田敬博 先生
神奈川県横浜市青葉区しらとり台55-11

会計事務所、そして所長先生自身にとっても、時間は大切なものです。さまざまな面を効率化することにより、事務所自体の対応力も向上し、先生ご自身も精力的に動くことができるようになるようです。

 先生の事務所のこだわりは、「時間管理」「合理化」「地域密着の事務所」だとお聞きしていますが、具体的な取組についてお聞かせください。

内田先生

まず、「時間管理」についてですが、毎週木曜日に次週1週間の予定の確認を行います。なぜ木曜日かというと、金曜日に確認していると、次週の準備や調整などに、余裕のない状態になってしまうからです。

また、週初めの月曜日はなるべく事務所にいるようにし、外出などは火曜日以降にしています。従って、レガシィさんのCDなどを聴いたりするのも月曜日です。そして、毎月1日にその月の全体の確認をしています。

また、「Googleカレンダー」を活用しています。これにより、どこにいてもスケジュールの管理、確認ができるようになりました。

顧問先数が増加すると、1カ月の予定を組むために、お客さまに電話をして調整したり等、結構時間がかかっていました。しかし、お客さまの所で次月以降の予定を確認しながら、簡単に予定を入れることができるので楽になりました。

スケジュールをうまく進めていくコツは、日々、カレンダーを見ていくこと、そしてサイクルや決まりを作ることではないでしょうか。

「合理化」についてはいかがでしょうか。

内田先生

「合理化」では、ペーパーレスと業務効率の向上に取り組んでいます。

ペーパーレスでは、申告書はお客さまへの返却直前に読み込んでからお戻ししています。その他帳票や資料なども基本的にすべてデータとして管理しています。

紙であった時には、保管場所を忘れてしまったり、他の資料の間に挟まって見当たらなかったりということがありました。

個人のお客さまなら五十音順、法人のお客さまなら決算月でフォルダを分けるなどの工夫をしています。フォルダはひな形を作成してあるので、すべて統一の様式、構成になっていますので、私以外でもスムーズに探すことができます。

また、「基礎情報シート」というものを独自に作成し、契約時にお客さまに紙でお渡しし、書いていただいています。

基礎情報シートがない時は、請求書を送るのは会社か自宅か? 住所は? 訪問日の希望は? ……等々、確認作業が多く発生していました。

業務効率の試みでは、事務所のモニターを縦にして4画面で仕事をしていることが挙げられます。

申告書等、帳票類を見る時の効率の面で、横よりも縦のほうが視認性が高いと考えたからです。

また4画面であれば、決算時に会計ソフト、税務ソフト、過去の資料を、それぞれの画面で同時に開いて業務ができるので、効率が上がります。

細かい所では、マウスにもこだわっています。極力キーボードに触らず、手元でさまざまな操作ができるものを使用しています。このように、効率化にはかなりこだわっています。

 時間管理と合理化へのこだわりは、地域密着の顧客満足の実現にどのように効果を発揮されていますか?

内田先生

お客さまにお戻しする申告書等、同じものをデータで保存していますので、お客さまから銀行への提出種類の問い合わせなどがあった時でも、お客さまと同じものを見ながら「○○ページです」と伝えることができます。

先日、「これから申告書を銀行に持っていく」というお客さまがいらっしゃいましたので、「私のほうで印刷してお持ちしますよ」と、プリントアウトして数分で渡しに行ったら、とても驚かれていました。

時間管理やペーパレスによって業務を効率化することで、お客さまからのご相談などに、素早く対応することが可能になります。

試行錯誤しながら、さまざまに活用しつつ、実践をしています。今後は、良いもの、効果のあったものは、徐々にお客さまにもご案内していければと考えています。