経営者のモチベーションがみるみる上がる事務所

2013 8
税理士法人斎藤会計事務所  代表 税理士
斎藤英一 先生
東京都杉並区阿佐谷北1-3-8 グリーンパークビル2 階

通りに面した入り口の緑の看板により、そこに事務所があることがすぐに認識できます。レストランだった場所を改装したという事務所は、開放感のある入りやすい雰囲気です。

 入り口の看板がとても目を引きます。良い意味で税理士事務所っぽくないですね。

斉藤先生

表の看板は3カ所あり、暗くなると内部の蛍光灯で明るくなるので、夜でも目立ちます。

事務所の前は、駅までの行き帰りに多くの人が通りますので、看板があることで、ここに税理士事務所があることを認識していただけていると思います。実際、年間3件くらいは飛び込みのお客さまがいらっしゃいます。

 飛び込みで入ること自体珍しいと思いますが、看板の効果と、開放的で明るいのが入りやすい雰囲気を醸し出しているように感じました。

斉藤先生

現在の場所には3年前に移転してきました。以前のテナントが、店内は暗めで照明演出が恰好良いデザイナーズレストランでしたので、最初見に来たときは事務所としては無理かなと半ば諦めていました。

しかし、内装を手掛けている顧問先にご相談したところ、見事にガラス張りで日が差し込む開放感のある明るい雰囲気の事務所にしていただきました。内装にもいろいろとこだわり、白と青を基調とした明るく、開放感のある事務所にしました。

また、4つあるお客さまとの打ち合わせブースは、それぞれを完全に仕切らないことで、常に活気のある雰囲気を意識して作り出しています。

事務所の強みは経営計画ですが、実行していただくにはお客さまのモチベーションを上げていくことも重要です。来社いただいた時に、モチベーションを上げていただくための工夫です。

 その経営計画ですが、取り組もうと思われたきっかけは何でしょうか。

斉藤先生

経営計画を打ち出した出発点は、まだ税理士資格を持っていない、事務所職員として勤務していた時のことです。決算資料ができあがったので、セットして社長さまのところにお持ちしました。ひと通り内容を説明したところ、その社長さまから「内容は分かったよ。資料は素晴らしいし、きれいにセットされているのも良い。しかし、そこでうちはどうすればいいの?」と言われました。

その時は当たり前のことしか言えませんでしたが、社長さまは過去決算(過去会計)にも興味はありますが、経営者である以上、将来(未来)どうしていくかに力点があると感じました。

未来を説明するためにはどうしたらいいのか。

社長さまは、アイデアや経営のイメ-ジを数多くお持ちだとは思います。しかし、経営に生かし切れていない社長さまも多くいらっしゃるのではないでしょうか。

そのような社長さまの「ああしたい、こうしたい。だけどなんとなくできていない」と日頃考えている思いを交通整理して差し上げ、その思いを実現するために、数字の面から5年後そこへ達成できます、とサポートすることはできると思ったのがきっかけです。

そのためには、経営計画を絵に描いた餅で終わらせないように魂を入れなくてはなりません。

他の経営計画書とわれわれの事務所の計画書と大きく異なる点は、数値計画以上に行動計画に重点を置いていることです。数値計画に魂を入れるには、その数値を達成するために、「誰が、いつまでに、何を、どのように」という具体的な行動計画が必要になります。

数値計画の予算と実行の比較、社員を巻き込んだ、行動計画の提案と見直しが経営計画には大切なのです。経営計画はかなり情熱的でソウルフルなメニュ-ですよ(笑)。

 他にも、お客さまと事務所の双方の効率化、省力化もお得意のようですね。

斉藤先生

そうですね。会社は経営が一番ですので、お客さまにはそこに時間を費やしていただくため、経理などその他業務時間を効率化するための提案をしていきます。

しかし、その分事務所の負担が大きくなってしまうのでは問題ですので、会社と事務所が双方で事務作業の無駄をなくし、省力化することを提案しています。

経験の浅いスタッフもいますので、毎朝の朝礼で5分くらい業務上の統一的なルール(効率を上げるための手法)を説明しています。

段取りを間違えると、無駄な時間と仕事が多くなってしまいます。事務所に合った業務フローのマニュアルを作成したかったのですが、私が時間をかけることができなかったので、毎日5分間だけ業務フローをチェックする時間を作り、サーバー内の共有フォルダーに書き込んで朝礼の最後に皆で確認しています。

今は現場をすべて見ているわけではないので、変わっていることもあります。そこで職員に改善案を聞き、朝礼が終わったら修正して毎日更新していきます。すると、気付くとマニュアルになっている、という仕組です。マニュアルがなかなか作れなかった中で考えたやり方です。